Excelにおいて、地味に難しいのがシートの印刷。
何の設定もせずに印刷をしてしまうと、自分が思っていたものと全く違うものが出力されてしまうことがあると思います。
例えば、この表を１ページに収めて印刷したいと考えたときに、普通にファイルから印刷にいくと、
このように１ページで印刷したいのに、４ページになってしまっています。
これは、この表の大きさが用紙の縦と横の両方でオーバーしてしまっているため起こってしまいます。
今回は、このように若干１ページをはみだして２ページになってしまったものを、１ページに縮小する３つの下記方法をご紹介します。
①シンプルに文字を小さくする
②印刷設定を変える
③改ページレビューを使って印刷範囲などを操作する
１ページに縮小して印刷する３つの方法
まず、一つ目の方法は、シンプルに文字を小さくする方法です。
一番最初に思いつく方法だと思いますが、表全体を選択して、大きさを１～３ptくらい小さくします。
これだけで、表の大きさにもよりますが、１～３行分くらいは表全体が縮小してくれます。
二つ目の方法は、印刷の設定を変える方法です。
印刷設定のページの一番下のプルダウンメニューを開き、【シートを１ページに印刷】を選択します。（初期値は【拡大縮小なし】になっていると思います。）
こうすることで、表の縦と横の比率は変えずに自動的に１ページに収まるように縮小してくれます。
３つ目の方法は、改ページレビューから調整する方法です。
表示タブをクリックし、ブックの表示にある改ページレビューをクリックします。
すると、青い点線と青い太線がいくつか出てくると思います。
まず、青い太線は印刷範囲を表しています。
つまり、青い太線の外側にあるものは印刷されません。ですので、もし印刷不要なデータがシートにある場合は、青い太線の外側に移動させれば印刷されません。
そして、青い点線は、１ページあたりの印刷範囲を表しています。ですので、この青い点線があるということは、印刷ページが２ページ以上あることになります。
印刷ページ数はこの青い点線で囲まれた数と一致します。
今回の場合ですと、青い点線で囲まれ部分が４か所あるので、ページ数も４ページとなります。
ですので、この青い点線をクリックしながら、青い太線まで寄せることで印刷ページを１ページに収めることができます。
このように、青い太線のみで囲まれるようにすることで、印刷ページを１ページにすることができます。
また、この改ページを使って印刷のページや印刷範囲をコントロールすることができます。
このように、ページを区切りたい場所に青い点線を移動させることで、自分が区切りたい場所でページを区切ることができます。
この場合は、表の真ん中で印刷ページを区切って、全部で２ページになるように操作しました。
エクセルの印刷は、基本ですが、必ず必要な技術になります。
特に、エクセルを使って資料を作成し、それを印刷するとなった場合、変なとことでページが区切られていれば、非常に読みづらい資料になってしまいます。
これを機に、エクセルにおける印刷の操作方法を学んでもらえると幸いです。
