【Excel（エクセル）】間違ってデータを上書きしてしまった、削除してしまったときの対処法

Excelの操作をしていて間違ったデータを入力したり、誤って削除ボタンを押してしまい消したくなかった部分までデータを削除したことはありませんか？

もしそれば自分しか使わないデータであれば、自分が困るだけなのでまだ許容範囲ですが、それば他人と共有している場合は非常に迷惑をかけてしまいます。

削除したデータが重要なデータであれば会社的な問題にもなってしまいます。

今回はそんなときにどのように対処していけばよいのかをご紹介します。

【対処法①】Ctrl　＋　Z

まず、一番初めにやるべきことは【Ctrl　＋　Z】でしょう。

これは、パソコンのショートカットキーの一つで、操作を一つもとに戻すという効果があります。

このショートカットキーをExcel内で使うと、
例えば、「山田太郎」と書かれていたセルに、誤って「菊池」と上書きデータを上書きしてしまったとする。

こんなときは、気づいてすぐに【Ctrl　＋　Z】を押せば元に戻ります。

注意点としては、

■気づくのが遅くなり、間違った作業をしてから他の作業をしてしまっている
（例）「山田太郎」と書かれたセルに誤って「菊池」と入力したが、それに気づかないで他の作業をずっと続けていた。時間がかなり経過した後に間違いに気づいた。

■該当のExcelファイルを一度閉じてしまった場合

上記の場合は、【Ctrl　＋　Z】を押しても元に戻らない可能性が高いのでお気を付けください。

【対処法②】Excelの「戻る」「進む」ボタンを使用する

Excelファイルの上のほうにある曲がった矢印マークをみたことはありませんか？

このボタンを使用することで特定の操作まで戻ったり、進んだりすることができます・

「戻る」「進む」ボタンを一度だけクリックすると、一つ戻るか進むことができます。
※この操作は【Ctrl　＋　Z】【Ctrl　＋　Y】でも代用可能です。

かなり前まで戻る必要がある場合は、「戻る」ボタンの横にあるプルダウンをクリックします。

上の図のような操作履歴が「戻る」ボタンの横のプルダウンを開くと表示されるので、自分が戻りたい操作を選択すればその位置まで戻ることができます。

この機能を使用することで、かなり前の操作まで戻りたい場合でもその操作までピンポイントで戻ることが可能です。

操作を戻りすぎてしまった場合は、その分「進む」ボタンで特定の操作まで進めることもできます。

注意点は、上述の【Ctrl　＋　Z】の対処法と全く同じになりますが下記になります。

■該当のExcelファイルを一度閉じてしまった場合

■他のExcelファイルを操作してしまっている
他のExcelファイルを操作した場合は、その操作もExcelの操作履歴に残ってしまい、特定のExcelファイルの操作のみを戻すということができません。
ですので、一度他のファイルは保存して閉じてから、操作を戻したいExcelを編集していくとよいでしょう。

【対処法③】バージョン履歴を使う　※Excel2019

Excelファイルを完全に閉じてしまった場合や、数日前の状態に戻したいときは、バージョン履歴という機能を使います。

これは、Excelで前回保存した状態のものを自分のフォルダ（OneDrive）に保存しておくというものです。

ですので、バージョン履歴を使用するには事前に設定しておく必要があります。

バージョン履歴を有効にする方法は、下記のとおりです。

①【情報】タブに移動し、【バージョン履歴】をクリック

②「バージョン履歴を有効にしますか？」という表示がでてくるので、【OneDrive　個人用】をクリック

③ブック名を記載し【OK】をクリック

これでバージョン履歴の設定は完了です。

バージョン履歴の設定が完了していると、【情報】タブの【バージョン履歴】をクリックすれば上の画像のように設定後からのバージョン履歴が表示されます。

このパージョン履歴では保存した時点でのExcelファイルがそれぞれ表示されるので、自分が戻りたいときのものをクリックすれば別ファイルでそのバージョンのExcelファイルを開くことができます。

注意点としては、

バージョン履歴に表示されるのは、バージョン履歴を有効にした以降に保存したものに限ります。

ですので、失敗に気づいて元に戻そうと思っても、バージョン履歴を有効にしていなければ元に戻すことができません。

重要なファイルなどであれば、あらかじめバージョン履歴を有効にしておく方がよいでしょう。

【事前にできる対策】バックアップを取っておく

事前にできる対策として、自分が普段操作しているものはバックアップを取っておく習慣をつけておきましょう。

頻度は1週間に１回程度でも大丈夫ですが、重要なデータ（管理データなど）は可能な限り毎日バックアップを取ることをおススメします。

というのも、Excel内のデータを削除しただけであればその１つのファイルを復元すればよい話ですが、もし複数のファイルをフォルダごと全て削除した場合などは、バックアップをとっていると少々前のデータではありますが復元可能になります。

具体的なバックアップの方法は色々ありますが、フォルダごとコピーしてどこか違う場所のバックアップ用のフォルダにペーストするだけで十分でしょう。

データを誤って削除してしまった場合の対処法をもちろん大切ですが、どうしても自分の力では復元できない場合がもちろんあります。

そんなときのためにも常日頃からバックアップを取っておく癖をつけることはデータ管理をする上で非常に重要になります。

また、前述の【対応策③】であるバージョン履歴を有効にしておくこともバックアップと同様のものになるので、有効な対策になるでしょう。

しかし、バージョン履歴を有効にすることはExcelファイルそのものを消してしまった場合などには対応できないので、可能であればファイルごとコピーandペーストして、どこか違う場所に置くことをおすすめします。

まとめ

今回は、不意にデータを削除してしまったときの対処法と事前に対策できることを解説しました。

普段Excelを使っていれば、間違ってデータを入力してしまうこともあるでしょう。そんなときに焦らず対処できれば復元は十分に可能なので、今回紹介したことも含めて、丁寧に対応していきましょう。